Dalam dunia keuangan, format buku besar akuntansi menjadi pondasi penting bagi setiap proses pembukuan. Tanpa adanya format yang jelas, perusahaan akan kesulitan menelusuri arus transaksi, mengendalikan laporan keuangan, hingga mengambil keputusan bisnis yang tepat.
Buku besar bukan hanya sekadar catatan angka, tetapi juga gambaran nyata mengenai kesehatan finansial suatu perusahaan. Bagi pemilik usaha maupun profesional di bidang akuntansi, pemahaman mendalam mengenai cara menyusun buku besar menjadi kunci efisiensi dan akurasi dalam laporan keuangan.
Sebelum membahas lebih jauh tentang cara membuat buku besar, mari pahami terlebih dahulu fungsinya. Buku besar merupakan kumpulan akun yang berisi seluruh transaksi keuangan perusahaan. Semua transaksi yang awalnya dicatat dalam jurnal umum akan dipindahkan ke dalam akun buku besar untuk kemudian diringkas dalam laporan keuangan.
Dengan adanya pembukuan akuntansi yang sistematis melalui buku besar, perusahaan dapat:
– Mengawasi setiap arus keluar-masuk dana.
– Mengetahui posisi keuangan secara akurat.
– Mencegah kesalahan dalam pencatatan.
– Menjadi dasar dalam menyusun neraca dan laporan laba rugi.
Secara definisi, buku besar (general ledger) adalah kumpulan akun yang berhubungan secara sistematis, berisi data liabilitas, aset, ekuitas, pendapatan, dan beban. Buku besar merupakan tahap akhir dalam siklus pencatatan transaksi.
Buku besar akuntansi berfungsi sebagai:
– Alat validasi data kas dan saldo rekening.
– Sumber utama penyusunan laporan keuangan.
– Media ringkas untuk mengelompokkan transaksi.
– Sarana pencatatan penyesuaian akun perusahaan.
Bagi perusahaan yang sudah berkembang, menggunakan format buku besar akuntansi yang terstruktur dapat membantu meningkatkan akurasi serta transparansi laporan.
Tiga Konsep Dasar Sebelum Menyusun Buku Besar
Sebelum masuk ke teknis cara membuat buku besar, ada tiga hal mendasar yang harus dipahami oleh setiap akuntan maupun pelaku usaha:
1. Isi Buku Besar
– Piutang usaha: catatan penjualan dan faktur yang belum terbayar.
– Utang usaha: data pembelian dan kewajiban yang masih berjalan.
– Penggajian: rincian kompensasi, cek pembayaran, dan pajak tenaga kerja.
2. Proses Pencatatan
Buku besar dibuat dengan sistem entri ganda. Ketika debit dan kredit dimasukkan dengan benar, saldo otomatis akan seimbang.
3. Kelemahan Buku Besar Manual
Risiko utama terletak pada kesalahan input, terutama bila pencatatan dilakukan manual. Selain menyita waktu, data manual juga sering kali tidak mampu memberikan detail lengkap mengenai pendapatan dan pengeluaran.
Pemahaman ketiga poin ini menjadi kunci sebelum menyusun format buku besar akuntansi yang tepat untuk kebutuhan bisnis.
Format Buku Besar Akuntansi yang Umum Digunakan
Dalam praktiknya, dikenal beragam format buku besar akuntansi yang digunakan sesuai kebutuhan perusahaan. Pemilihan format biasanya mempertimbangkan jumlah transaksi, skala bisnis, hingga kebutuhan detail laporan. Berikut penjelasan lengkap mengenai bentuk bentuk buku besar dan gambarnya:
1. Bentuk T (T-Account)
Bentuk ini adalah format paling sederhana dan sering dipakai dalam pembelajaran akuntansi. Disebut T-Account karena menyerupai huruf “T”. Pada sisi kiri dicatat transaksi debit, sementara sisi kanan berisi transaksi kredit.
– Kelebihan: Mudah dipahami, cocok untuk pemula, dan sederhana untuk menjelaskan konsep debit dan kredit.
– Kekurangan: Tidak memuat informasi detail seperti saldo akhir, sehingga kurang praktis untuk bisnis dengan transaksi harian yang padat.
Contoh:
Nama akun: Kas No akun: 10
| Debit | Kredit |
| 24/9 Rp 500.00025/9 Rp 250.000Total: Rp 750.000 | 26/9 Rp 300.000 Total: Rp 300.000 |
Biasanya bentuk T lebih banyak digunakan dalam pelatihan atau pencatatan sementara, bukan untuk laporan keuangan resmi.
2. Bentuk Skontro (2 Kolom)
Buku besar bentuk skontro menggunakan dua kolom sejajar, masing-masing untuk debit dan kredit. Setiap transaksi dipisahkan secara jelas sehingga mudah dilacak.
– Kelebihan: Struktur lebih rapi dibanding bentuk T, cocok untuk usaha kecil menengah dengan transaksi tidak terlalu banyak.
– Kekurangan: Tetap belum menyediakan saldo akhir secara langsung sehingga pengguna harus menghitung manual.
Nama akun: Kas No akun: 11
| Tanggal | Keterangan | Reff | Debit | Tanggal | Keterangan | Reff | Kredit |
| 24/09 | Saldo Awal | 55 | Rp 100.000 | 25/09 | Jasa Sewa | 12 | Rp 25.000 |
| 25/09 | Pendapatan | 43 | Rp 100.000 | ||||
| Total | Rp 200.000 | Total | Rp 25.000 | ||||
Bentuk ini cukup populer di kalangan UMKM yang masih menggunakan sistem pembukuan manual.
3. Bentuk 3 Kolom
Bentuk ini sudah lebih maju dibanding dua sebelumnya. Selain kolom debit dan kredit, terdapat tambahan kolom saldo di bagian kanan tabel. Dengan adanya saldo, pemilik usaha atau akuntan tidak perlu melakukan perhitungan ulang setiap kali ingin mengetahui posisi akun.
– Kelebihan: Lebih efisien karena saldo langsung terlihat setelah transaksi dicatat.
– Kekurangan: Membutuhkan ketelitian ekstra agar perhitungan saldo tidak salah.
Nama akun: Kas No akun: 12
| Tanggal | Keterangan | Reff | Debit | Kredit | Saldo |
| 24/09 | Modal Awal | 30 | Rp 1.000.000 | Rp 1.000.000 | |
| 25/09 | Pembelian Barang | 31 | Rp 750.000 | Rp 250.000 | |
| 26/09 | Penjualan Barang | 32 | Rp 1.500.000 | Rp 1.750.000 |
Format ini mulai banyak dipakai oleh perusahaan yang memiliki jumlah transaksi harian cukup tinggi.
4. Bentuk 4 Kolom
Bentuk ini merupakan salah satu format paling lengkap. Terdapat kolom debit, kredit, serta dua kolom saldo (saldo debit dan saldo kredit). Selain itu, biasanya juga dilengkapi keterangan, tanggal, dan referensi.
– Kelebihan: Menyediakan informasi detail sekaligus saldo yang terpisah antara debit dan kredit.
– Kekurangan: Lebih kompleks sehingga kurang efisien jika digunakan oleh usaha mikro dengan sedikit transaksi.
Nama akun: kas No akun: 15
| Tanggal | Keterangan | Reff | Debit | Kredit | Saldo | |
| Debit | Kredit | |||||
| 24/09 | Modal Awal | 30 | Rp 1.000.000 | Rp 1.000.000 | ||
| 25/09 | Pembelian Barang | 31 | Rp 750.000 | Rp 250.000 | ||
| 26/09 | Penjualan Barang | 32 | Rp 1.500.000 | Rp 1.750.000 | ||
Banyak perusahaan besar memilih format buku besar akuntansi empat kolom karena mampu memberikan transparansi dan detail yang lebih baik.
Cara Membuat Buku Besar yang Sistematis
Untuk menyusun buku besar, ada beberapa langkah yang perlu diperhatikan:
1. Menentukan Akun
Langkah awal adalah menentukan akun-akun yang digunakan, seperti kas, piutang, persediaan, utang, hingga modal.
2. Memindahkan Data dari Jurnal
Transaksi yang telah dicatat di jurnal umum dipindahkan ke akun masing-masing di buku besar.
Baca Juga: Pengertian Akuntansi Biaya Beserta Fungsi dan Jenis Utamanya
3. Mengisi Kolom Debit dan Kredit
Catat transaksi sesuai posisi debit atau kredit. Pastikan tidak ada kekeliruan agar saldo tetap seimbang.
4. Menghitung Saldo Akhir
Setelah semua transaksi dicatat, lakukan perhitungan saldo akhir pada setiap akun.
5. Menyusun Neraca Saldo
Saldo akhir di buku besar kemudian dirangkum dalam neraca saldo, yang akan digunakan untuk membuat laporan keuangan.
Dengan mengikuti tahapan ini, cara membuat buku besar dapat lebih mudah dijalankan. Penggunaan format buku besar akuntansi yang tepat akan memastikan laporan tetap konsisten dan mudah dipahami oleh auditor maupun pihak manajemen.
Buku Besar Manual vs. Digital: Mana yang Lebih Efektif?
Dalam praktik modern, banyak perusahaan beralih ke software akuntansi untuk membuat buku besar. Namun, pembukuan manual tetap relevan bagi sebagian usaha kecil.
– Manual: Lebih sederhana, mudah dipahami, dan tidak membutuhkan biaya tambahan. Namun rawan kesalahan jika transaksi harian banyak.
– Digital: Menggunakan aplikasi atau software akuntansi membuat pencatatan lebih akurat, cepat, serta minim risiko human error.
Bagi perusahaan dengan volume transaksi tinggi, penggunaan digital jauh lebih efisien. Selain itu, software biasanya sudah menyediakan template format buku besar akuntansi yang sesuai standar internasional.
Kapan Harus Menggunakan Jasa Profesional?
Tidak semua pelaku usaha memiliki waktu dan kemampuan untuk melakukan pembukuan akuntansi secara detail. Di sinilah peran konsultan atau kantor akuntan publik dibutuhkan. Profesional di bidang ini tidak hanya membantu menyusun buku besar, tetapi juga memberikan analisis mendalam untuk pengambilan keputusan.
Jika Anda ingin memastikan pembukuan perusahaan berjalan rapi, transparan, dan sesuai standar akuntansi, percayakan pada Kantor Akuntan Publik Eddy Hutarso & Satria. Dengan pengalaman dan reputasi terpercaya, kami siap membantu Anda dalam menyusun format buku besar akuntansi, pembukuan akuntansi, hingga penyusunan laporan keuangan yang akurat. Hubungi kami sekarang untuk konsultasi lebih lanjut dan temukan solusi terbaik bagi bisnis Anda.
Baca Juga: 7 Periode Akuntansi Adalah Dasar Penting Keuangan Perusahaan
