Contoh stock opname dapat membantu perusahaan memahami bagaimana proses pemeriksaan persediaan dilakukan, mulai dari menghitung barang secara fisik hingga mencatat selisih yang ditemukan. Proses ini penting karena jumlah barang yang ada di gudang belum tentu selalu sama dengan angka yang tercatat dalam sistem.
Dengan melakukan stock opname secara teratur, perusahaan dapat mengetahui kondisi persediaan yang sebenarnya sekaligus menemukan kesalahan pencatatan, barang rusak, atau stok yang hilang. Hasilnya kemudian dapat digunakan untuk memperbaiki data persediaan dan mendukung pengambilan keputusan terkait pengelolaan barang.
Apa Itu Stock Opname?
Stock opname adalah proses menghitung dan memeriksa jumlah persediaan barang secara fisik, kemudian membandingkannya dengan catatan stok yang terdapat dalam sistem atau pembukuan perusahaan. Proses ini juga sering disebut sebagai pemeriksaan persediaan secara fisik.
Misalnya, sistem perusahaan mencatat terdapat 100 unit produk A di gudang. Saat dilakukan penghitungan fisik, ternyata hanya ada 97 unit. Artinya, terdapat selisih tiga unit yang perlu diperiksa lebih lanjut.
Stock opname tidak hanya dilakukan untuk mengetahui jumlah barang. Proses ini juga membantu perusahaan memastikan data persediaan tetap akurat, menemukan penyebab selisih, serta menjadi dasar untuk melakukan penyesuaian pencatatan jika diperlukan.
Apa Tujuan Stock Opname?
Stock opname memiliki beberapa tujuan yang berkaitan langsung dengan pengendalian persediaan. Beberapa di antaranya adalah:
- Memastikan kesesuaian stok
Membandingkan jumlah barang secara fisik dengan jumlah yang tercatat dalam sistem. - Menemukan selisih persediaan
Perusahaan dapat mengetahui apakah terdapat stok yang kurang atau justru lebih dari catatan. - Mengetahui kondisi barang
Selain jumlah, pemeriksaan dapat menemukan barang rusak, kedaluwarsa, atau tidak layak jual. - Mengurangi risiko kesalahan pencatatan
Selisih yang ditemukan dapat ditelusuri sehingga kesalahan administrasi bisa diperbaiki. - Mendukung laporan keuangan
Data persediaan yang lebih akurat dapat membantu menghasilkan pencatatan keuangan yang lebih sesuai dengan kondisi sebenarnya. - Membantu perencanaan persediaan
Hasil pemeriksaan dapat menjadi pertimbangan ketika perusahaan ingin menentukan kebutuhan pembelian atau pengadaan barang berikutnya.
Dengan begitu, stock opname bukan sekadar aktivitas menghitung barang di gudang. Hasilnya dapat memberikan gambaran mengenai apakah sistem pencatatan dan pengelolaan persediaan sudah berjalan dengan baik.
Kapan Stock Opname Dilakukan?
Tidak ada satu jadwal yang wajib digunakan oleh semua perusahaan. Frekuensi stock opname dapat disesuaikan dengan jumlah barang, tingkat perputaran persediaan, risiko selisih, serta kebutuhan bisnis.
Beberapa perusahaan melakukan pemeriksaan secara berkala, misalnya setiap bulan, kuartal, atau tahun. Ada juga yang melakukan pemeriksaan lebih sering untuk barang tertentu yang memiliki nilai tinggi atau tingkat pergerakan yang cepat.
Untuk bisnis dengan jumlah persediaan yang besar, pemeriksaan tidak selalu harus dilakukan terhadap seluruh barang sekaligus. Perusahaan dapat menggunakan pendekatan pemeriksaan sebagian atau cycle counting, yaitu menghitung kelompok barang tertentu secara terjadwal.
Yang tidak kalah penting, pilih waktu ketika pergerakan barang dapat dikendalikan. Transaksi barang masuk dan keluar yang masih berjalan ketika penghitungan dilakukan dapat membuat hasil pemeriksaan menjadi sulit dicocokkan.
Baca Juga:Apa Itu Manajemen Risiko Korporasi pada Perusahaan?
Bagaimana Prosedur Stock Opname?
Agar proses berjalan lebih teratur, perusahaan perlu menyiapkan prosedur stock opname sebelum penghitungan dimulai. Secara umum, tahapannya meliputi:
1. Menentukan jadwal dan tim
Tentukan waktu pelaksanaan serta siapa saja yang bertanggung jawab. Tim sebaiknya memahami area yang akan diperiksa dan pembagian tugasnya, misalnya siapa yang menghitung dan siapa yang mencatat.
2. Menyiapkan data persediaan
Siapkan daftar stok terbaru dari sistem atau pembukuan. Data tersebut nantinya digunakan sebagai pembanding dengan hasil penghitungan fisik.
3. Menyiapkan area gudang
Rapikan barang berdasarkan jenis, kode, atau lokasi penyimpanan. Berikan label jika diperlukan agar proses penghitungan lebih mudah dan mengurangi risiko barang terlewat.
4. Menghitung barang secara fisik
Hitung jumlah barang secara langsung dan catat hasilnya. Penghitungan dapat dilakukan berdasarkan rak, lokasi, kategori, atau kode barang.
Sebaiknya hasil penghitungan fisik dicatat terlebih dahulu tanpa langsung menyesuaikannya dengan angka di sistem. Cara ini membantu mengurangi risiko tim sekadar mengikuti angka yang sudah tersedia.
5. Membandingkan hasil penghitungan
Setelah penghitungan selesai, bandingkan stok fisik dengan data dalam sistem. Jika terdapat perbedaan, catat jumlah selisihnya untuk setiap barang.
Rumus sederhananya adalah:
Selisih = Stok Fisik – Stok Sistem
Hasil positif menunjukkan jumlah fisik lebih banyak daripada catatan, sedangkan hasil negatif menunjukkan jumlah fisik lebih sedikit daripada catatan.
6. Menelusuri penyebab selisih
Jangan langsung mengubah angka stok begitu menemukan perbedaan. Periksa terlebih dahulu transaksi pembelian, penjualan, retur, perpindahan barang, atau kondisi fisik barang yang berkaitan dengan selisih tersebut.
7. Melakukan penyesuaian
Jika penyebab selisih sudah diketahui dan hasilnya telah diverifikasi, perusahaan dapat melakukan penyesuaian pada catatan persediaan sesuai prosedur internal.
8. Membuat laporan
Seluruh hasil pemeriksaan perlu didokumentasikan, termasuk jumlah stok, selisih, penyebab, dan tindakan yang dilakukan. Dokumentasi ini dapat menjadi arsip untuk pemeriksaan berikutnya.
Contoh Stock Opname Barang
Sebagai gambaran, sebuah toko memiliki persediaan beberapa jenis barang seperti berikut:
| Kode | Nama Barang | Stok Sistem | Stok Fisik | Selisih |
| BRG001 | Produk A | 100 | 98 | -2 |
| BRG002 | Produk B | 75 | 75 | 0 |
| BRG003 | Produk C | 50 | 53 | +3 |
| BRG004 | Produk D | 120 | 118 | -2 |
Dari tabel tersebut, Produk B tidak memiliki selisih karena jumlah fisiknya sesuai dengan catatan sistem. Sementara itu, Produk A dan Produk D memiliki selisih kurang, sedangkan Produk C memiliki tiga unit lebih banyak daripada yang tercatat.
Selisih tersebut belum tentu langsung menunjukkan kehilangan barang. Tim perlu melakukan pemeriksaan lebih lanjut untuk mengetahui penyebabnya, misalnya transaksi yang belum tercatat atau kesalahan saat memasukkan data.
Contoh Format Laporan Stock Opname
Format laporan dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Namun, beberapa informasi yang umum dicantumkan antara lain tanggal pemeriksaan, kode barang, nama barang, satuan, stok menurut sistem, stok fisik, selisih, dan catatan.
Berikut contoh laporan stock opname sederhana yang bisa dijadikan dasar:
| No. | Kode Barang | Nama Barang | Satuan | Stok Sistem | Stok Fisik | Selisih | Catatan |
| 1 | BRG001 | Produk A | Unit | 100 | 98 | -2 | 2 unit rusak |
| 2 | BRG002 | Produk B | Unit | 75 | 75 | 0 | Sesuai |
| 3 | BRG003 | Produk C | Unit | 50 | 53 | +3 | Perlu cek penerimaan |
| 4 | BRG004 | Produk D | Unit | 120 | 118 | -2 | Perlu pemeriksaan |
Untuk kebutuhan yang lebih detail, laporan dapat menambahkan informasi seperti lokasi penyimpanan, harga barang, nilai persediaan, tanggal opname, nama pemeriksa, dan persetujuan pihak terkait. Referensi laporan dari beberapa sumber juga menunjukkan bahwa format dapat dibuat dalam bentuk fisik, sistem, rutin, penuh, maupun sebagian sesuai kebutuhan pemeriksaan.
Cara Mencatat Selisih Hasil Stock Opname
Setelah selisih ditemukan, langkah berikutnya adalah mencatat dan menelusuri perbedaannya. Selisih sebaiknya tidak langsung dianggap sebagai kehilangan karena ada beberapa kemungkinan penyebab.
Misalnya, catatan sistem menunjukkan 200 unit, sedangkan hasil penghitungan fisik hanya 195 unit. Maka:
Selisih = 195 – 200 = -5 unit
Artinya, terdapat kekurangan lima unit dibandingkan catatan sistem. Tim kemudian perlu mengecek transaksi yang berkaitan dengan barang tersebut sebelum melakukan koreksi.
Jika ditemukan bahwa dua unit rusak dan tiga unit belum tercatat sebagai barang keluar, penyebab tersebut dapat dicantumkan dalam laporan. Dengan begitu, perusahaan tidak hanya mengetahui jumlah selisih, tetapi juga memiliki dokumentasi mengenai alasan terjadinya perbedaan.
Penyebab Terjadinya Selisih Stok
Selisih antara stok fisik dan catatan dapat terjadi karena berbagai hal. Beberapa penyebab yang umum antara lain:
- Kesalahan saat menghitung barang.
- Barang rusak tetapi belum diperbarui dalam sistem.
- Barang masuk atau keluar belum dicatat.
- Retur barang belum diproses.
- Kesalahan memasukkan jumlah atau satuan barang.
- Barang tersimpan di lokasi berbeda sehingga tidak ikut dihitung.
- Transaksi dicatat dengan waktu yang tidak sesuai.
- Kehilangan atau penyusutan persediaan.
Transaksi yang baru dimasukkan setelah proses stock opname selesai juga dapat menyebabkan perbedaan antara data yang digunakan saat opname dan laporan persediaan terbaru. Karena itu, pengendalian waktu transaksi menjadi bagian penting dalam proses pemeriksaan.
Peran Stock Opname dalam Pengendalian Persediaan
Stock opname membantu perusahaan melihat apakah data persediaan benar-benar mencerminkan kondisi barang di lapangan. Tanpa pemeriksaan fisik, perusahaan bisa saja menggunakan angka stok yang sebenarnya sudah tidak sesuai.
Data yang lebih akurat dapat membantu berbagai aktivitas, mulai dari menentukan kebutuhan pembelian, memantau barang yang bergerak cepat atau lambat, sampai memperkirakan nilai persediaan.
Stock opname juga dapat menjadi bagian dari pengendalian internal. Jika selisih yang sama terus muncul, perusahaan dapat menjadikannya sebagai tanda untuk mengevaluasi proses penerimaan, penyimpanan, pencatatan, hingga pengeluaran barang.
Dengan kata lain, tujuan akhirnya bukan hanya membuat angka stok menjadi sama, tetapi memahami mengapa selisih terjadi dan bagaimana mencegahnya berulang.
Informasi Unik tentang Stock Opname
Stock opname tidak selalu harus berarti menghitung seluruh barang di gudang dalam satu waktu.
Untuk perusahaan dengan jumlah SKU yang banyak, pemeriksaan dapat dilakukan secara bertahap berdasarkan kategori, lokasi, atau tingkat risiko. Pendekatan seperti cycle counting memungkinkan perusahaan memeriksa bagian tertentu dari persediaan secara berkala tanpa harus selalu menghentikan seluruh aktivitas operasional.
Selain itu, penggunaan barcode atau sistem inventaris dapat membantu proses pencatatan menjadi lebih cepat dan mengurangi pekerjaan manual. Namun, teknologi tetap perlu didukung prosedur yang jelas agar transaksi dan perubahan stok tercatat dengan benar.
Hal lain yang penting adalah memisahkan proses menghitung, memeriksa, dan menyesuaikan data. Ketiganya sebaiknya tidak dianggap sebagai satu langkah yang sama. Dengan pemisahan tersebut, setiap selisih dapat ditelusuri terlebih dahulu sebelum data persediaan diubah.
Tingkatkan Pengendalian Persediaan dan Akurasi Data Bersama EHS
Pengelolaan persediaan membutuhkan data yang akurat dan proses yang konsisten. Contoh stock opname di atas dapat digunakan sebagai gambaran awal untuk menyusun proses pemeriksaan, mulai dari persiapan, penghitungan fisik, pencatatan selisih, hingga pembuatan laporan.
Namun, semakin banyak barang dan transaksi yang dikelola, semakin penting bagi perusahaan untuk memiliki prosedur pengendalian persediaan yang terstruktur. Dengan proses yang tepat, perusahaan dapat lebih mudah mengetahui kondisi stok, menelusuri selisih, dan menjaga kualitas data yang digunakan dalam operasional maupun pelaporan.
KAP Eddy Hutarso & Satria (EHS) dapat membantu perusahaan meningkatkan pengendalian dan akurasi data melalui pendekatan yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Hubungi EHS untuk mengetahui solusi yang dapat diterapkan pada proses pengelolaan persediaan perusahaan Anda.
Baca Juga: Pengertian Vouching Audit: Tujuan dan Prosedurnya
