Vouching audit adalah prosedur audit yang dilakukan dengan memeriksa catatan transaksi dan mencocokkannya dengan dokumen pendukung. Sederhananya, auditor tidak hanya melihat angka yang tercatat dalam laporan atau buku besar, tetapi juga mencari bukti yang menunjukkan bahwa transaksi tersebut benar-benar terjadi dan dicatat dengan tepat.
Prosedur ini penting karena angka dalam laporan keuangan tidak bisa dinilai hanya dari pencatatannya. Auditor perlu melihat bukti di balik angka tersebut, seperti invoice, kontrak, bukti pembayaran, atau dokumen transaksi lainnya. Dari sini, auditor dapat menemukan perbedaan pencatatan, dokumen yang tidak lengkap, maupun transaksi yang perlu diperiksa lebih lanjut.
Pengertian Vouching Audit
Kalau dijelaskan secara sederhana, vouching audit adalah proses memeriksa transaksi yang sudah tercatat dengan melihat dokumen yang menjadi dasar pencatatannya. Dalam vouching, auditor biasanya memilih transaksi dari catatan akuntansi, kemudian menelusurinya kembali ke dokumen sumber.
Misalnya, perusahaan mencatat biaya pembelian sebesar Rp50 juta. Auditor dapat memilih transaksi tersebut dan memeriksa invoice dari pemasok, purchase order, bukti penerimaan barang, serta bukti pembayaran. Tujuannya adalah melihat apakah transaksi tersebut benar, nilainya sesuai, dan memiliki dasar yang memadai.
Secara umum, pengertian vouching dalam audit berkaitan dengan pemeriksaan bukti dokumenter yang mendukung transaksi dalam catatan akuntansi. Dokumen tersebut digunakan untuk membantu auditor menilai keabsahan dan ketepatan transaksi yang dicatat.
Arah pemeriksaan menjadi salah satu ciri penting vouching. Auditor memulai dari transaksi yang sudah tercatat, kemudian bergerak ke dokumen pendukung. Karena itu, vouching banyak digunakan untuk menguji apakah transaksi yang tercatat memang benar terjadi atau tidak.
Dengan kata lain:
Catatan akuntansi → Dokumen pendukung → Pemeriksaan transaksi
Arah tersebut berbeda dengan tracing yang dimulai dari dokumen sumber dan bergerak menuju catatan akuntansi.
Tujuan Vouching dalam Audit
Setelah memahami apa itu vouching audit, hal berikutnya yang perlu diketahui adalah tujuannya. Tujuan vouching audit bukan sekadar mencocokkan dua dokumen, tetapi membantu auditor memperoleh bukti yang mendukung kesimpulan atas transaksi yang diperiksa.
Beberapa tujuan utamanya antara lain:
1. Memastikan transaksi benar-benar terjadi
Auditor ingin memastikan bahwa transaksi yang tercatat bukan sekadar angka yang dimasukkan ke sistem. Misalnya, ketika ada biaya pembelian dalam buku besar, auditor akan mencari invoice atau dokumen lain yang menunjukkan bahwa pembelian tersebut memang terjadi.
Hal ini terutama berkaitan dengan pengujian keberadaan atau kejadian transaksi.
2. Memeriksa ketepatan pencatatan
Auditor juga membandingkan informasi dalam catatan akuntansi dengan dokumen pendukung. Beberapa hal yang dapat diperiksa antara lain tanggal transaksi, jumlah, pihak yang terlibat, jenis barang atau jasa, serta akun yang digunakan.
Jika terdapat selisih, auditor dapat melakukan pemeriksaan lebih lanjut untuk mengetahui penyebabnya.
3. Menemukan kesalahan atau transaksi yang tidak wajar
Vouching dapat membantu menemukan pencatatan ganda, nominal yang berbeda, dokumen yang tidak sesuai, transaksi tanpa otorisasi, hingga indikasi transaksi yang tidak memiliki dasar yang memadai. Penelitian mengenai vouching pada beban operasional juga menunjukkan bahwa pemeriksaan ini dapat membantu menemukan selisih pencatatan, dokumen pendukung yang kurang, pembayaran ganda, dan pengeluaran yang tidak sesuai kebijakan.
4. Memeriksa kepatuhan terhadap prosedur perusahaan
Selain melihat angka, auditor dapat memeriksa apakah transaksi sudah melewati proses persetujuan yang seharusnya. Contohnya, apakah pembelian sudah disetujui pihak yang berwenang atau apakah pembayaran memiliki dokumen yang dipersyaratkan perusahaan.
Baca Juga: Apa Itu Income Audit? Kenali Tugas, Fungsi, dan Prosesnya
Bagaimana Prosedur Vouching Audit Dilakukan?
Secara umum, prosedur vouching audit dimulai dari catatan akuntansi dan dilanjutkan dengan pemeriksaan dokumen pendukung. Tahapannya dapat berbeda sesuai akun, risiko, dan tujuan pemeriksaan, tetapi gambaran sederhananya seperti berikut.
1. Memilih transaksi yang akan diperiksa
Auditor menentukan sampel transaksi berdasarkan tujuan dan risiko audit. Sumbernya dapat berasal dari general ledger, jurnal, daftar transaksi, atau catatan akuntansi lainnya.
2. Meminta dokumen pendukung
Setelah transaksi dipilih, auditor mencari dokumen yang menjadi dasar pencatatan. Contohnya invoice, purchase order, kontrak, surat jalan, kuitansi, atau bukti pembayaran.
3. Mencocokkan transaksi dengan dokumen
Auditor kemudian membandingkan informasi pada catatan akuntansi dengan dokumen pendukung. Pemeriksaan dapat mencakup tanggal, nominal, deskripsi transaksi, pihak terkait, nomor dokumen, hingga otorisasi.
4. Memeriksa keabsahan dan kewajaran bukti
Dokumen yang tersedia tidak otomatis berarti transaksi sudah terbukti. Auditor juga perlu mempertimbangkan apakah bukti tersebut relevan dan dapat diandalkan untuk tujuan pemeriksaan. Standar audit menekankan pentingnya memperoleh bukti audit yang cukup dan tepat sebagai dasar kesimpulan auditor.
5. Menindaklanjuti perbedaan
Jika auditor menemukan selisih atau dokumen yang tidak sesuai, masalah tersebut perlu ditelusuri lebih lanjut. Hasil pemeriksaan kemudian didokumentasikan dalam kertas kerja audit.
Dokumen yang Digunakan dalam Vouching Audit
Dokumen yang diperiksa dalam vouching bergantung pada jenis transaksi. Beberapa contoh yang umum digunakan antara lain:
| Jenis transaksi | Contoh dokumen pendukung |
| Penjualan | Invoice, kontrak, surat jalan, bukti penerimaan pembayaran |
| Pembelian | Purchase order, invoice pemasok, surat penerimaan barang |
| Pengeluaran | Invoice, kuitansi, bukti transfer, dokumen persetujuan |
| Kas dan bank | Bukti kas masuk/keluar, rekening koran, bukti transfer |
| Aset tetap | Invoice pembelian, kontrak, berita acara serah terima, dokumen kepemilikan |
| Beban operasional | Invoice, kuitansi, bukti pembayaran, dokumen pengajuan biaya |
| Jurnal penyesuaian | Perhitungan, dokumen pendukung, dan bukti otorisasi |
Dokumen yang digunakan tidak harus selalu berbentuk kertas. Dalam praktik bisnis saat ini, bukti transaksi juga dapat berbentuk dokumen elektronik atau data digital. Perkembangan teknologi bahkan menjadi salah satu hal yang sedang dipertimbangkan dalam pengembangan standar audit evidence.
Contoh Vouching dalam Audit
Agar lebih mudah dibayangkan, misalnya sebuah perusahaan mencatat transaksi pembelian komputer senilai Rp100 juta dalam general ledger.
Auditor memilih transaksi tersebut sebagai sampel untuk vouching. Auditor kemudian meminta beberapa dokumen pendukung, seperti:
- Purchase order untuk melihat detail pembelian.
- Invoice pemasok untuk memeriksa nilai transaksi.
- Bukti penerimaan barang untuk memastikan barang diterima.
- Bukti pembayaran untuk melihat penyelesaian transaksi.
- Dokumen persetujuan pembelian untuk memeriksa otorisasi.
Selanjutnya, auditor mencocokkan informasi tersebut dengan pencatatan dalam general ledger. Jika nilai, tanggal, pihak terkait, dan informasi lainnya sesuai serta bukti yang tersedia mendukung transaksi, auditor memiliki dasar yang lebih kuat untuk menyimpulkan transaksi tersebut.
Sebaliknya, jika general ledger mencatat Rp100 juta tetapi invoice hanya menunjukkan Rp80 juta, terdapat selisih yang perlu diperiksa. Auditor tidak langsung menyimpulkan bahwa transaksi tersebut salah, tetapi perlu mencari penjelasan dan bukti tambahan.
Perbedaan Vouching dan Tracing dalam Audit
Vouching dan tracing sering dianggap sama karena keduanya sama-sama melibatkan pemeriksaan dokumen. Padahal, arah pemeriksaannya berbeda.
| Aspek | Vouching | Tracing |
| Titik awal | Catatan akuntansi | Dokumen sumber |
| Arah | Catatan → dokumen | Dokumen → catatan |
| Fokus umum | Keberadaan/kejadian transaksi | Kelengkapan pencatatan |
| Risiko yang dapat dibantu diuji | Transaksi fiktif atau terlalu tinggi | Transaksi yang belum tercatat |
Dalam vouching, auditor memilih transaksi yang sudah tercatat kemudian mencari dokumen yang mendukungnya. Sementara itu, tracing dimulai dari dokumen sumber dan mengikuti transaksi tersebut sampai masuk ke catatan akuntansi.
Contohnya, auditor memilih invoice penjualan lalu memastikan transaksi tersebut masuk ke jurnal penjualan. Itu merupakan tracing. Sebaliknya, jika auditor memilih transaksi penjualan di jurnal lalu mencari invoice dan bukti pengiriman yang mendukungnya, itu merupakan vouching.
Hubungan Vouching dengan Bukti Audit
Vouching tidak bisa dipisahkan dari bukti audit karena seluruh prosesnya bergantung pada informasi yang digunakan auditor untuk mendukung kesimpulan pemeriksaan.
Dalam proses audit, auditor perlu mempertimbangkan apakah bukti yang diperoleh cukup dan tepat. Karena itu, memiliki dokumen bukan berarti otomatis pemeriksaan selesai. Auditor juga perlu menilai relevansi dan keandalan informasi tersebut sesuai tujuan prosedur yang dilakukan.
Contohnya, invoice dapat membantu mendukung keberadaan suatu transaksi pembelian. Namun, auditor mungkin tetap membutuhkan dokumen lain seperti bukti penerimaan barang atau bukti pembayaran untuk memperoleh gambaran yang lebih lengkap.
Jadi, vouching dapat menjadi salah satu cara auditor memperoleh dan mengevaluasi bukti yang berkaitan dengan transaksi tertentu.
Kesalahan yang Perlu Dihindari dalam Vouching
Meskipun terlihat sederhana, proses vouching tetap membutuhkan ketelitian. Beberapa kesalahan yang perlu dihindari antara lain:
1. Hanya mencocokkan nominal
Nominal yang sama belum tentu berarti seluruh transaksi sudah benar. Auditor juga perlu memperhatikan tanggal, pihak yang terlibat, jenis transaksi, otorisasi, dan dokumen pendukung lainnya.
2. Menganggap semua dokumen otomatis valid
Dokumen yang tersedia tetap perlu diperiksa relevansi dan keandalannya. Auditor perlu mempertimbangkan apakah dokumen tersebut benar-benar mendukung transaksi yang sedang diuji.
3. Tidak memperhatikan arah pengujian
Kesalahan dalam menentukan arah pengujian dapat membuat auditor menguji tujuan yang berbeda dari yang dibutuhkan. Vouching dan tracing memiliki titik awal serta fokus pengujian yang berbeda.
4. Mengabaikan selisih kecil
Selisih kecil tetap perlu dipahami penyebabnya. Tidak semua selisih merupakan kesalahan material, tetapi penjelasan atas selisih tetap penting agar auditor dapat menentukan langkah berikutnya.
5. Tidak mendokumentasikan hasil pemeriksaan
Hasil vouching perlu dicatat dengan jelas agar proses pemeriksaan dapat ditelusuri kembali. Dokumentasi juga membantu menunjukkan bukti apa yang diperiksa dan bagaimana auditor sampai pada kesimpulannya.
Pastikan Proses Audit Perusahaan Didukung Bukti yang Tepat Bersama EHS
Vouching audit adalah salah satu prosedur penting untuk membantu auditor memeriksa apakah transaksi yang tercatat memiliki dasar dan bukti yang memadai. Prosesnya dimulai dari catatan akuntansi, dilanjutkan dengan pemeriksaan dokumen pendukung, pencocokan informasi, hingga tindak lanjut jika ditemukan perbedaan.
Untuk membantu perusahaan menjalankan proses audit secara lebih terstruktur dan terdokumentasi, KAP Eddy Hutarso & Satria (EHS) jasa audit akuntansi dapat menjadi bagian dari solusi pengelolaan audit perusahaan. Pelajari lebih lanjut bagaimana EHS dapat membantu mendukung proses audit dan pengelolaan bukti perusahaan Anda.
Baca Juga: 5 Cara Audit Laporan Keuangan yang Efektif dan Tepat
